Administracja a dokument elektroniczny.

Od chwili powstania dokumentu elektronicznego towarzyszą mu same kontrowersje oraz spory szczególnie jeśli chodzi o administrację. Ta bowiem stanęła przed nie lada wyzwaniem związanym z wprowadzeniem rozwiązania jakim jest dokument elektroniczny. Pojawiły się bowiem dwie ustawy: jedna z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz druga z 18.09.2001r. o samym podpisie elektronicznym. Rozwiązania narzucone przez ustawodawcę długo spotykały się z oporem wśród urzędników, co skutkowało przesuwaniem się terminów wdrożenia projektów dotyczących e-dokumentów. Najbardziej dotkliwe okazały się problemy z dostosowaniem instrukcji kancelaryjnej do najnowszych standardów i wymogów.  Z czasem jednak wszystko zaczęło wychodzić na prostą. Pierwszy ośrodek, w którym podjęto się budowy nowoczesnej administracji opartej o dokument elektroniczny, był Podlaski Urząd Wojewódzki. Wciąż postępujący z nurtem rozwój technologii informatycznych i informacyjnych, a także coraz szersze ich wykorzystanie, wymagają od nas, aby szerzej przyjrzeć się e-dokumentom nie tylko od strony pracy urzędów ale również sądów.

normal_glowna_3336a540f069c6bed25a446f8094c0af

Dokument elektroniczny, dokument i dokument tradycyjny – podstawowe zagadnienia.

Rozpocznijmy zatem od dokumentu tradycyjnego. Jest to nic innego jak akt pisemny stanowiący wyrażenie określonych myśli lub informacji przy wykorzystaniu kartki papieru. Jeśli jednak spojrzymy na kolejne pojęcie, którym jest sam „dokument”, to stwierdzimy łatwo, że jest ono terminem bardziej rozwiniętym aniżeli powyżej przedstawiona definicja dokumentu tradycyjnego. Zatem czym jest dokument? Jest to metoda skutecznego i trwałego przechowywania treści oświadczeń wiedzy lub też oświadczeń woli. Dokument składa się z trzech elementów:

  • materiał – na którym został sporządzony,
  • oświadczenia woli lub wiedzy,
  • podpisu wystawcy bądź też autora.

Istnieją również dokumenty drugiego typu. Do nich zaliczają się między innymi mapy lub różne szkice. Niekiedy stanowią one niepowtarzalny dowód w sprawie ale nie przyznaje im się cech dokumentu w sensie procesowym. Według prawa dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo.

Zgodnie z pewnymi przepisami prawnymi nie ważna jest forma zapisu ale jego zawartość. W ramach postępowania administracyjnego bardzo ważne zadanie spełnia rozróżnienie dokumentów urzędowych oraz prywatnych. Wymogi te mogą spełniać zarówno dokumenty w znaczeniu tradycyjnym, jak i dokumenty sporządzone w formie elektronicznej (o ile oczywiście taka forma będzie ?formą przepisaną?). W obu tych przypadkach możliwe jest podpisanie sporządzonego dokumentu w sposób nie pozostawiający wątpliwości co do jego wystawcy. Śmiało zatem możemy określić pozycję dokumentu elektronicznego w stosunku do prawa.  Mieści się ona w zakresie znaczeniowym pojęcia ?dokumentu?, a nawet wchodzi w skład grupy dokumentów sensu stricto. Dzięki swoim właściwościom może on być zarówno dokumentem prywatnym, jak i dokumentem urzędowym. Nadal jednak dokładne określenie czym w istocie jest ?dokument elektroniczny? może stanowić problem.

touchscreen2-31100_556x328

Powiedzmy sobie trochę więcej na temat samego dokumentu elektronicznego. E-dokument składa się z dwóch warstw: pierwszą jest warstwa bitowa, a drugą interfejsowa. Warstwa bitowa to inaczej przechowywana w pamięci lub zapisana na nośniku sekwencja ładunków elektromagnetycznych znana tylko maszynie. Nie jest ona dostępna jako taka człowiekowi ( jedynie po przetworzeniu ). I tu pojawia się druga warstwa (interfejsowa), która jest właśnie tym przetworzeniem, czyli inaczej graficzna interpretacją warstwy bitowej. Z tego powodu bardzo ważnym zagadnieniem stała się standaryzacja struktury dokumentów elektronicznych.

Dokument elektroniczny pojawia się już w coraz to bardziej wyszukanych miejscach. Jego zastosowanie dostrzegamy nie tylko w urzędach, sądach ale również w naszych domach. Niekiedy sami zapisujemy na płytę CD lub DVD jakieś pliki. Są to właśnie dokumenty elektroniczne, które po uprzednim przetworzeniu trafiają na nośniki.

One Response to Administracja a dokument elektroniczny.

  1. Fabian napisał(a):

    Zastanawiam się skąd wiecie tak wiele o dokumentach cyfrowych? Prezentujecie konkretne przykłady wdrożenia e-dokumentów – to się docenia. Ten tekst nie jest jakiś wyjątkowy jednakże udziela wszelkich wiadomości na sprecyzowany temat. To pewna z zalet waszych tekstów. Oczekuję na trochę więcej tekstów i mam nadzieję, że nie zejdziecie z tej drogi. Powinno się od czasu do czasu przyjąć słowa krytyki i nie dawać za wygraną w tym co się czyni. Wy macie już w tym pewną wprawę co dostrzec można po postępach na waszej stronie. Jeśli zdołacie wstawcie coś o cyfryzacji dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *