Tag Archives: dokument cyfrowy

Administracja a dokument elektroniczny.

Od chwili powstania dokumentu elektronicznego towarzyszą mu same kontrowersje oraz spory szczególnie jeśli chodzi o administrację. Ta bowiem stanęła przed nie lada wyzwaniem związanym z wprowadzeniem rozwiązania jakim jest dokument elektroniczny. Pojawiły się bowiem dwie ustawy: jedna z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz druga z 18.09.2001r. o samym podpisie elektronicznym. Rozwiązania narzucone przez ustawodawcę długo spotykały się z oporem wśród urzędników, co skutkowało przesuwaniem się terminów wdrożenia projektów dotyczących e-dokumentów. Najbardziej dotkliwe okazały się problemy z dostosowaniem instrukcji kancelaryjnej do najnowszych standardów i wymogów.  Z czasem jednak wszystko zaczęło wychodzić na prostą. Pierwszy ośrodek, w którym podjęto się budowy nowoczesnej administracji opartej o dokument elektroniczny, był Podlaski Urząd Wojewódzki. Wciąż postępujący z nurtem rozwój technologii informatycznych i informacyjnych, a także coraz szersze ich wykorzystanie, wymagają od nas, aby szerzej przyjrzeć się e-dokumentom nie tylko od strony pracy urzędów ale również sądów.

normal_glowna_3336a540f069c6bed25a446f8094c0af

Dokument elektroniczny, dokument i dokument tradycyjny – podstawowe zagadnienia.

Rozpocznijmy zatem od dokumentu tradycyjnego. Jest to nic innego jak akt pisemny stanowiący wyrażenie określonych myśli lub informacji przy wykorzystaniu kartki papieru. Jeśli jednak spojrzymy na kolejne pojęcie, którym jest sam „dokument”, to stwierdzimy łatwo, że jest ono terminem bardziej rozwiniętym aniżeli powyżej przedstawiona definicja dokumentu tradycyjnego. Zatem czym jest dokument? Jest to metoda skutecznego i trwałego przechowywania treści oświadczeń wiedzy lub też oświadczeń woli. Dokument składa się z trzech elementów:

  • materiał – na którym został sporządzony,
  • oświadczenia woli lub wiedzy,
  • podpisu wystawcy bądź też autora.

Istnieją również dokumenty drugiego typu. Do nich zaliczają się między innymi mapy lub różne szkice. Niekiedy stanowią one niepowtarzalny dowód w sprawie ale nie przyznaje im się cech dokumentu w sensie procesowym. Według prawa dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo.

Czym jest dokument elektroniczny?

Dokument elektroniczny to specyficzny fragment wygenerowanej informacji, otrzymanej w wyniku wprowadzenia przy użyciu komputera, która zarazem daje się wprowadzić lub uzupełnić w wyniku działania, zaś ten fragment informacji winien obejmować wystarczającą zawartość, kontekst i strukturę. Przyjrzyjmy się zatem różnym aspektom e-dokumentu.
E-dokument posiada trzy główne elementy:
  • zawartość, czyli np. tekst, tabele, obrazy, dźwięk, itp;
  • logiczna struktura dokumentu, która może być zawarta w dokumencie lub bazie danych, lub wygenerowana na zewnątrz;
  • kontekst – dokument cyfrowy  zawiera metadane techniczne – w jaki sposób będzie reprezentowany;